Créer les formulaires de Chat de votre groupe

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• Vue d'ensemble
• Avantages
• Procédures
• Options
• Rappels importants

Vue d'ensemble

Dans le module Administration, sous l'onglet Groupe d'abonnement, vous pouvez (à titre d'administrateur de groupe) configurer les formulaires de Chat de votre groupe d'abonnement dans l'écran Gestionnaire des formulaires de Chat. Vous spécifiez le contenu du formulaire pour chaque file d'attente contrôlée par votre groupe d'abonnement. QuestionPoint les héberge et fournit des adresses URL pour se relier aux formulaires. Cette rubrique d'aide contient les instructions à suivre par l'administrateur du groupe pour créer les formulaires de Chat.

Les administrateurs des établissements individuels peuvent personnaliser l'apparence du formulaire de Chat de leur bibliothèque (bannière et message de fermeture) dans le module Administration, sous l'onglet Établissement. Ils peuvent également indiquer l'adresse URL menant au formulaire de Chat de leur bibliothèque. Pour plus d'informations sur les tâches de l'administrateur d'un établissement, voir Créer le formulaire de Chat de votre bibliothèque.

Autres utilisations du Gestionnaire de formulaires:

• Si vous voulez (à titre d'administrateur d'établissement) configurer un Qwidget pour votre bibliothèque, veuillez consulter la rubrique Créer un Qwidget (Widget de QuestionPoint).
• Si vous voulez (à titre d'administrateur d'établissement) configurer un formulaire de question Web pour votre bibliothèque, veuillez consulter la rubrique Créer un formulaire de question Web pour votre bibliothèque.

Avantages

Cette méthode pour gérer vos formulaires :

• est facile à utiliser et réduit les besoins de devoir recourir aux services du personnel technique;
• vous permet de personnaliser vos formulaires;
• vous permet de créer des formulaires en plusieurs langues;
• fournit un accès amélioré aux données sur les transactions de référence;
• offre une meilleure protection contre les pourriels.

Procédures

Voici les étapes pour configurer un formulaire de Chat:

1. Déterminez ce qui doit apparaître dans votre formulaire. Pour plus d'informations, voir Options.
2. Dans QuestionPoint, allez dans le module Administration > sous Groupe d'abonnement > Gestionnaire des formulaires de Chat.
3. Sous l'onglet Formulaire de Chat, cliquez sur la file d'attente pour laquelle vous voulez configurer le formulaire de Chat.
4. Cliquez sur Afficher les établissements pour voir la liste de tous les établissements assignés à cette file d'attente.
5. Cliquez sur Choisir les langues. Dans cet écran, sélectionnez les langues dans lesquelles votre formulaire doit être disponible. Pour plus d'informations, voir Choisir les langues.
6. Cliquez sur Personnaliser l'apparence du Chat. Dans cet écran, configurez la bannière qui doit apparaître dans le haut de votre formulaire. Pour plus d'informations, voir Personnaliser l'apparence du Chat.
7. Cliquez sur Sélectionner les zones du formulaire. Dans cet écran, sélectionnez et configurez les zones du formulaire. Pour plus d'informations, voir Sélectionner les zones du formulaire.
8. Cliquez sur Mettre les zones du formulaire en ordre. Dans cet écran, mettez les zones dans l'ordre dans lequel elles doivent apparaître dans le formulaire.
9. Cliquez sur Vérifier les zones générales. Dans cet écran, vous avez un aperçu des éléments de base de votre formulaire de Chat. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez le modifier avant de le publier.
   Note. – Certains éléments du formulaire, comme la bannière, ne sont pas affichés.
10. Cliquez sur Choisir les formulaires disponibles. Dans cet écran, choisissez les types de formulaire de Chat que vous voulez offrir: Chat et/ou Chat avec fenêtre d'affichage et vérification de co-navigation. Pour plus d'informations, voir Choisir les formulaires disponibles.
11. Cliquez sur Publier le formulaire de Chat lorsque vous êtes prêt à tester les formulaires de Chat. Cette opération rend les formulaires disponibles sur le Web et fournit les URL pour se relier aux formulaires. Après avoir testé les formulaires, répétez les étapes 5 à 10 si nécessaire pour faire des changements. Répétez ensuite l'étape 11.
    Note. – Les bibliothèques ne devraient pas utiliser les URL fournies à cette étape pour créer les liens aux formulaires de Chat pour leur site Web. Voir étape 14.
12. Cliquez sur Page de fermeture du Chat. Dans cet écran, vous inscrivez le message affiché aux utilisateurs lorsque le service de Chat n'est pas disponible. Pour plus d'informations, voir Page de fermeture du Chat.
13. Répétez les étapes 2 à 12 pour chacune de vos files d'attente.
14. Demandez aux bibliothèques de votre groupe d'abonnement d'aller dans le module Administration > sous Établissement > Gestionnaire de formulaires > Paramètres et URL du Chat pour obtenir les URL pour se relier au formulaire de Chat que vous avez créé. Chaque bibliothèque peut également voir le formulaire et personnaliser la bannière du formulaire (Personnaliser l'apparence du Chat) et le message de fermeture du Chat. Si une bibliothèque personnalise la bannière, elle doit également publier les bannières pour le Chat afin qu'elle soit affichée dans son formulaire en ligne. Pour plus d'informations sur les tâches de chaque bibliothèque, voir Créer le formulaire de Chat de votre bibliothèque.

Options

• Choisir les langues
• Personnaliser l'apparence du Chat
• Sélectionner les zones du formulaire
• Choisir les formulaires disponibles
• Page de fermeture du Chat

Choisir les langues

Dans cet écran, vous pouvez sélectionner:

• Les langues dans lesquelles vos formulaires de Chat doivent être disponibles.
• Langue par défaut : il s'agit de la langue par défaut des zones lorsque vous travaillez dans vos formulaires dans le module d'Administration.

Note. – Actuellement, les membres de la Coopérative de référence 24/7 peuvent créer des formulaires de Chat uniquement en anglais pour les files d'attente de la Coopérative.

Vous pouvez personnaliser le texte affiché dans le formulaire pour chaque langue sélectionnée. La traduction complète du texte par défaut est disponible en français, espagnol, russe, chinois (simplifié et traditionnel) italien, catalan, slovène, hollandais, coréen et allemand. Vous devez inscrire le texte pour les autres langues disponibles. Si vous désirez offrir des formulaires dans l'une des autres langues disponibles, contactez votre fournisseur de services OCLC pour obtenir plus d'informations.

Lorsque vous publiez un formulaire, vous recevez un lien pour chaque langue.

Personnaliser l'apparence du Chat

Dans cet écran, vous configurez les divers éléments associés à la bannière qui doit apparaître dans le haut de votre formulaire:

• L'adresse URL du fichier de l'image pour le logo ou l'image qui doit apparaître à gauche dans la bannière du formulaire. Nous recommandons une image d'une hauteur de 40 pixels.
• L'adresse URL de la page Web vers laquelle l'utilisateur doit être dirigé lorsqu'il clique sur l'image.
• Le texte (alt) qui doit apparaître lorsque le curseur est sur l'image.
• Le texte de la bannière qui doit apparaître à côté du logo (maximum 40 caractères).
• La couleur (code de couleur hexadécimal) de l'arrière-plan de la bannière.
• La couleur (code de couleur hexadécimal) du texte de la bannière.
• L'adresse URL et le texte du lien qui doit apparaître dans la bannière (vous pouvez configurer deux liens).

Si vous avez des formulaires dans deux langues ou plus, vous pouvez définir une bannière par défaut pour toutes les langues ou encore une bannière pour chaque langue.

Sélectionner les zones du formulaire

Dans cet écran, vous choisissez et personnalisez les zones qui doivent apparaître dans vos formulaires de Chat.

Zones. Les zones suivantes sont disponibles dans l'écran Sélectionner les zones du formulaire:

• Question. La zone Question est incluse dans tous les formulaires de Chat. Elle apparaît dans la section Zones sélectionnées de l'écran Sélectionner les zones du formulaire. Vous devez indiquer dans les Paramètres, si la zone est obligatoire ou facultative pour l'utilisateur.
• Zones générales. Les zones générales sont standards mais facultatives: Nom, Adresse électronique, Texte d’introduction du formulaire de Chat, Instructions du formulaire de Chat, Bas de page du Chat, et Case à cocher pour session anonyme. Sélectionnez les zones qui doivent apparaître dans vos formulaires de Chat.
• Zones disponibles et zones personnalisées. Plusieurs des zones disponibles sont fournies par QuestionPoint et sont standard et traduites. Les zones personnalisées doivent être créées, configurées et traduites par vous. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 zones disponibles ou zones personnalisées pour vos formulaires de Chat.
  Note. – Si une zone disponible existe pour une question que vous voulez mettre dans votre formulaire, mais que le texte ne convient pas, vous devriez sélectionner et personnaliser la zone disponible plutôt que de créer une zone personnalisée. Lorsque vous utilisez des zones disponibles, vous simplifiez la structure du formulaire et QuestionPoint peut fournir des données de transactions plus uniformes.

Types de zones. Types de zones disponibles et personnalisées:

• Liste déroulante: liste déroulante dans laquelle l'utilisateur peut sélectionner un élément (peu contenir jusqu'à 30 choix). Si la liste déroulante disponible ne convient pas à vos besoins, vous pouvez créer une zone personnalisée utilisant une liste déroulante. Il y a trois types de listes déroulantes:
  • Avec des valeurs existantes (vous pouvez inclure dans vos formulaires jusqu'à 30 choix fournis par QuestionPoint).
  • Options personnalisées (vous pouvez créer jusqu'à 30 choix).
  • Valeurs fixes (tous les choix sont pré-sélectionnés par QuestionPoint).
• Liste de boutons radio: liste de boutons radio parmi lesquels l'utilisateur peut sélectionner un élément (peut contenir jusqu'à 5 choix).
• Zone de texte: zone de texte avec plusieurs lignes d'entrée (maximum 255 caractères).
• Boîte de texte: boîte de texte avec une seule ligne d'entrée (maximum 255 caractères).

Si vous sélectionnez une zone disponible, vous pouvez:

• Personnaliser le texte de l'étiquette ou de la question pour chaque langue que vous prenez en charge.
  Notes. –
  Cliquez sur Restaurer si vous voulez remettre l'étiquette par défaut de QuestionPoint après l'avoir modifié.
  Si vous avez des formulaires en plusieurs langues, il n'est pas nécessaire de personnaliser chaque langue; vous pouvez choisir une combinaison d'étiquettes personnalisées et par défaut pour chaque zone.
  Lorsque vous personnalisez du texte, les étiquettes et questions fournies par QuestionPoint apparaissent sous forme d'entités HTML (par exemple, &Form.MailAddr;) qui commencent par & (esperluette) et se terminent par ; (point-virgule). Pour modifier le texte, effacez complètement l'entité fournie par QuestionPoint et inscrivez simplement le texte que vous voulez utiliser (pas sous forme d'entité HTML).
• Fournir le texte des choix d'une liste déroulante (lorsqu'il est possible de personnaliser les choix) pour chaque langue prise en charge.
• Ajouter ou supprimer les choix d'une liste déroulante ou d'une liste de boutons radio (lorsqu'il est possible de personnaliser les choix).
• Désigner un choix par défaut dans une liste déroulante ou une liste de boutons radio.
• Ajouter un en-tête contenant des instructions comme « Sélectionnez un élément » pour une liste déroulante.
• Mettre les choix en ordre.
• Vous devez indiquer dans les Paramètres, si la zone est obligatoire ou facultative pour l'utilisateur.
  Note. – La zone Adresse électronique a également des paramètres de validation que vous devriez prendre en considération. En plus de rendre cette zone obligatoire ou facultative, vous devez décider si l'adresse électronique de l'utilisateur doit être validée ou non en utilisant les règles prédéfinies, et si l'utilisateur doit inscrire son adresse deux fois afin de valider l'orthographe. Lorsque vous optez pour la validation des adresses électroniques avec des règles prédéfinies, QuestionPoint accepte les adresses composées d'une partie locale et d'un domaine séparés par @ (arobe). La partie locale peut contenir n'importe lesquels des caractères suivants: a à z, A à Z, 0 à 9, - (trait d'union), ou _ (soulignement). De plus, un . (point) peut apparaître entre les caractères de la partie locale. Le domaine peut contenir n'importe lesquels des caractères suivants: a à z, A à Z, 0 à 9, - (trait d'union), ou _ (soulignement). De plus, le domaine peut contenir des sous-domaines séparés par un . (point). Chaque sous-domaine peut contenir jusqu'à 66 caractères sauf le dernier sous-domaine qui doit contenir de 2 à 6 lettres seulement (de a à z). Par exemple, QuestionPoint acceptera cette adresse électronique:
  x-y.zZZz_u12u@aaaa.bbbb-bbBBbb_bbb34b.ccccccc.dddd

Si vous ajoutez (créez) une zone personnalisée, vous pouvez:

• Sélectionner un type de zone.
• Fournir le texte de l'étiquette ou de la question pour chaque langue prise en charge.
• Fournir le texte des choix d'une liste déroulante ou d'une liste de boutons radio pour chaque langue prise en charge.
• Désigner un choix par défaut dans une liste déroulante ou une liste de boutons radio.
  Note. – Si vous ne voulez pas désigner de choix par défaut pour une liste déroulante, ajoutez un en-tête contenant des instructions. Par exemple : « Sélectionnez un élément ». Cet en-tête apparaît dans la liste avant qu'elle ne soit déroulée.

Choisir les formulaires disponibles

Dans cet écran, vous choisissez les types de formulaire de Chat que vous voulez offrir. Choisissez l'un des formulaires suivants ou les deux:

• Chat: ce formulaire de Chat contient uniquement les éléments du formulaire. Il n'y a pas de cadre de fenêtre d'affichage. Lors de la session de Chat, seule la transcription du Chat est affichée. Tous les liens envoyés par le bibliothécaire apparaissent dans la transcription. Si un utilisateur clique sur un lien, le lien s'ouvre dans une autre fenêtre du navigateur. Auparavant, ce type de Chat dans QuestionPoint s'appelait le Chat 2.
• Chat avec fenêtre d'affichage et vérification de co-navigation: ce formulaire de Chat est formé d'une fenêtre d'affichage dans le cadre gauche et des éléments du formulaire dans le cadre droit de l'écran. Lorsqu'une session de Chat est amorcée, les cadres sont déplacés: la boîte de Chat et l'historique du Chat apparaissent dans la partie gauche de l'écran et la fenêtre d'affichage dans la partie droite. Ce type de Chat permet au bibliothécaire d'envoyer des pages Web dans le navigateur de l'utilisateur. Pour plus d'informations sur la fenêtre d'affichage, voir Indiquer la page Web initiale de la fenêtre d'affichage.

Page de fermeture du Chat

Dans cet écran, vous pouvez modifier le message affiché aux utilisateurs lorsque votre service de Chat n'est pas disponible. Vous pouvez modifier le texte du message, inclure des codes HTML pour formater le message, et inclure des liens HTML à d'autres ressources comme, par exemple, votre service de référence par courriel.

Exemples:

• Inscrivez le codage HTML dans la boîte de texte pour formater le contenu. Si vous n'inscrivez pas de codage HTML, le contenu apparaîtra dans un seul paragraphe. Par exemple, inscrivez <br><br> avant chaque paragraphe supplémentaire pour le séparer du précédent. Ou, inscrivez<br> pour simplement commencer une nouvelle ligne. Le message par défaut est inséré dans les codes <h2></h2> pour attribuer le format d'en-tête au message.
• Pour inclure des liens au message, inscrivez les liens HTML dans la boîte de texte. Par exemple, inscrivez <a href="http://www.google.com">Google</a> pour inclure un lien à Google.

Cliquez sur Restaurer puis sur Enregistrer si vous voulez revenir au message par défaut après avoir fait des modifications.

Rappels importants

URL pour tests seulement

Les URL pour le Chat fournies lorsque vous publiez le formulaire de Chat pour le groupe sont uniquement pour les tests. Ils ne doivent pas être utilisés par vous ou vos bibliothèques pour relier les utilisateurs au formulaire.

Les tâches de vos bibliothèques

Lorsque vous aurez créé et publié le formulaire de Chat pour votre groupe, demandez aux bibliothèques de votre groupe d'abonnement d'aller dans le module Administration > sous Établissement > Gestionnaire de formulaires > Paramètres et URL du Chat pour obtenir les URL pour se relier au formulaire de Chat. Chaque bibliothèque peut également voir le formulaire et personnaliser la bannière du formulaire (Personnaliser l'apparence du Chat) et le message de fermeture du Chat. Si une bibliothèque personnalise la bannière, elle doit également publier les bannières pour le Chat afin qu'elle soit affichée dans son formulaire en ligne. Pour plus d'informations sur les tâches de chaque bibliothèque, voir Créer le formulaire de Chat de votre bibliothèque.

Si vous supprimez des formulaires publiés

Si vous supprimez des formulaires publiés, assurez-vous d'informer vos bibliothèques qu'elles doivent supprimer tout lien vers leur formulaire de Chat sur leur site Web. Si un utilisateur clique sur un lien menant un formulaire supprimé, un message d'erreur indiquant à l'utilisateur de contacter votre bibliothèque sera présenté.

Pour supprimer des formulaires publiés:

1. Dans QuestionPoint, allez dans le module Administration > sous Groupe d'abonnement > Gestionnaire des formulaires de Chat.
2. Sous l'onglet Formulaire de Chat, cliquez sur la file d'attente pour laquelle vous voulez supprimer les formulaires de Chat.
3. Cliquez sur Supprimer les formulaires publiés dans le bas de l'écran.

Si vous ajoutez une langue

Si vous ajoutez une langue, vérifiez chaque zone que vous avez sélectionnée pour vos formulaires afin d'ajouter les étiquettes, questions ou éléments nécessaires. Publiez ensuite le formulaire de Chat de nouveau.